Antes de empezar: qué vas a llamar lote
Trazabilidad por lotes significa poder responder dos preguntas sobre cualquier tanda: con qué se hizo y a dónde fue. Para eso, lo que entra, lo que se elabora y lo que sale tiene que llevar un identificador que se pueda seguir.
- Partida de proveedor: el lote de la materia prima que comprás, tal como figura en el rótulo o el remito.
- Lote de producción: la tanda que elaborás, es decir, lo que se produjo junto con la misma receta y el mismo proceso.
- Presentación: los envases que salen de una tanda llevan el código de esa tanda.
Definí una regla de codificación simple y usala siempre. Paikan propone un código por fecha para cada producción; lo importante es que la etiqueta, la ficha y la venta muestren el mismo. En esta guía usamos códigos cortos, como ST-042, para facilitar la lectura.
Paso 1. Registrá las partidas cuando entran
La trazabilidad hacia atrás se corta si la materia prima entra sin partida. Al recibir, anotá el número de lote del proveedor, la marca, el vencimiento y lo que controlás en la recepción.
En Paikan: se registra al recibir la orden de compra. Las recepciones pueden ser parciales y cada ítem recibido genera su partida con cantidad y costo.
Paso 2. Escribí las recetas con sus productos intermedios
Si elaborás una base, una masa o un relleno que después usás en otro producto, tratá ese intermedio como un producto con receta y lote propios. Es lo que permite seguir el recorrido cuando una tanda se transforma en otra.
En Paikan: una receta puede consumir insumos comprados y artículos elaborados. Las mismas recetas sirven para revisar costos y rendimientos.
Paso 3. Registrá cada tanda con los lotes que consumió
Por cada producción, dejá asentado qué partidas se usaron y cuánto, cuánto se esperaba obtener y cuánto salió, el vencimiento y quiénes trabajaron.
En Paikan: el asistente de producción tiene cuatro pasos —receta y cantidad, lotes de ingredientes, proceso y resumen— y guarda un borrador al avanzar. El stock se descuenta recién al completar la producción. Si no elegís un lote, toma el más antiguo con saldo.
Paso 4. Decidí qué controles se registran y dónde
Listá los controles que ya hacés y ubicá cada uno en su momento: recepción, proceso o producto terminado. Para cada control definí qué se registra —un número con unidad, una opción, sí o no— y quién lo hace.
En Paikan: los controles del producto se configuran por artículo y se cargan en la producción. Los criterios de aceptación los define tu fábrica. Ver control de calidad.
Paso 5. No pierdas el lote al fraccionar o transformar
Dos momentos concentran errores: envasar una tanda a granel y usarla para elaborar otro producto. En ambos casos, el envase o la nueva tanda tienen que conservar la referencia al lote original.
En Paikan: el fraccionamiento registra los envases y la merma sobre el lote elegido; una producción que consume un elaborado registra el lote usado, y la ficha del lote original muestra la transformación.
Paso 6. Mové y vendé con el lote a la vista
La trazabilidad hacia adelante depende de los traslados y las ventas. Un traslado entre fábrica y local sin registro deja stock sin origen claro, y una venta a un cliente sin identificar no permite contactarlo después.
En Paikan: las entregas entre puntos se confirman al recibir y conservan el lote; las ventas del punto de venta y las de cuenta corriente descuentan del lote con saldo. En las ventas mayoristas, identificá al cliente.
Paso 7. Probá tus registros con un simulacro
Elegí una tanda y tratá de responder, solo con lo registrado, qué partidas usó, qué controles tuvo, dónde queda stock y quién la compró. Lo que no puedas responder muestra qué registro falta.
En Paikan: desde la ficha de trazabilidad se inicia un simulacro, se registran los contactos y se cierra con porcentaje recuperado, tiempo de respuesta y evaluación.
Ejemplo trabajado: los kilos del lote ST-042
Una fábrica ficticia elabora 120 kg de salsa de tomate con tomate TM-081, cebolla CB-112 y orégano ES-016. Registra los controles de la tanda, usa una parte para salsa picante, envasa el resto en frascos de 250 g, abastece a su local y vende. Así evoluciona el saldo del lote:
| Movimiento | Registro | Efecto en el lote | Saldo |
|---|---|---|---|
| Producción | 120 kg obtenidos; controles pH 4,2, 84 °C al envasar y color conforme | +120 kg a granel en fábrica | 120 kg |
| Transformación | La producción SP-043 de salsa picante consume 20 kg | −20 kg | 100 kg |
| Fraccionamiento | 100 kg envasados en 396 frascos de 250 g, con 1 kg de merma | −1 kg; 99 kg pasan a frascos | 99 kg |
| Entrega al local | 120 frascos, recepción confirmada | 30 kg pasan de fábrica al local | 99 kg (69 + 30) |
| Venta mayorista | 200 frascos a Distribuidora Norte, en cuenta corriente | −50 kg en fábrica | 49 kg (19 + 30) |
| Ventas de mostrador | 90 frascos en el local, sin cliente identificado | −22,5 kg en el local | 26,5 kg (19 + 7,5) |
Resultado: quedan 76 frascos en fábrica y 30 en el local. Hacia atrás, la ficha llega a las tres partidas; hacia adelante, muestra la salsa picante, la distribuidora, las ventas de mostrador y el stock. Para un retiro, la distribuidora se puede contactar; las ventas de mostrador no tienen nombre porque nunca se registró.
Si al hacer el ejercicio las cuentas no cierran, revisá primero los movimientos sin lote: stock anterior a empezar a lotear, ventas cargadas fuera del sistema o sobrantes mezclados entre tandas.
Errores frecuentes al organizar lotes
- Mezclar sobrantes de dos tandas sin registrarlo: el envase queda con un código y dos orígenes.
- Empezar a lotear con stock viejo sin identificar: Paikan lo admite como stock sin lote, pero ese tramo no tiene trazabilidad.
- Registrar controles sin la tanda: el valor existe, pero no se puede relacionar con un lote.
- Copiar códigos a mano entre hojas: un dígito cambiado corta el recorrido.
- No identificar a los clientes mayoristas: la venta descuenta el lote, pero no hay a quién llamar.
Si hoy trabajás con planillas, mirá la comparación entre planillas y circuito conectado.
Qué no cubre esta guía
Esta guía ordena registros. No enumera requisitos legales ni reemplaza el asesoramiento de un profesional o de la autoridad sanitaria que corresponda a tu producto y jurisdicción. Paikan registra y relaciona información: no certifica la inocuidad ni la calidad de un alimento.
Si querés probar este recorrido con uno de tus productos, coordiná una demo.