¿Qué es la trazabilidad por lote?
Es la posibilidad de reconstruir el recorrido de un alimento mediante registros relacionados: qué materias primas se usaron, en qué elaboración, qué producto se obtuvo y qué destino tuvo. El código de lote identifica la tanda; los registros explican su historia.
En Paikan, cada producción genera su lote y la ficha de trazabilidad reúne lo registrado antes y después: partidas consumidas, proceso, controles, transformaciones, stock por punto y ventas.
Dos preguntas. Un mismo recorrido.
Hacia atrás: ¿con qué se elaboró?
Consultá los ingredientes consumidos y sus lotes de origen. Si una masa o un relleno proviene de otra producción propia, seguí ese vínculo para reconstruir la elaboración anterior.
Hacia adelante: ¿a dónde fue?
Revisá el stock por punto, las entregas, las ventas y las transformaciones registradas. Una tanda que se utiliza para elaborar otro producto también forma parte del recorrido.
Caso ficticio completo: el lote ST-042 de salsa de tomate
Una fábrica ficticia elabora salsa de tomate, la vende en frascos de 250 g en su local y a un distribuidor, y usa parte de la tanda para hacer salsa picante. Los nombres, códigos y cantidades son de ejemplo; cada paso corresponde a una función del sistema.
| Etapa | Qué registra el usuario | Qué puede consultar después |
|---|---|---|
| 1. Materia prima | Al recibir la orden de compra: 150 kg de tomate triturado con la partida del proveedor TM-081, marca, vencimiento y control de recepción (apariencia y temperatura). Lo mismo para la cebolla CB-112 y el orégano ES-016. | Qué partidas hay disponibles, cuánto queda de cada una y cuándo vencen. |
| 2. Producción | En el asistente de producción: receta y cantidad esperada (120 kg), el lote de cada ingrediente —elegido o tomado por orden de ingreso—, el proceso de cocción con temperatura, tiempo y grados Brix, el personal de la tanda y la cantidad obtenida. | Con qué se hizo ST-042, cuánto se consumió de cada partida, quién trabajó y la diferencia entre lo esperado y lo obtenido. |
| 3. Controles | Las características de calidad definidas para la salsa: pH 4,2, temperatura al envasar 84 °C y color conforme, con la persona que controló. | Los controles de la tanda en su ficha y en la planilla de trazabilidad. |
| 4. Transformación y fraccionamiento | Una producción de salsa picante (lote SP-043) consume 20 kg de ST-042. Después se fraccionan 100 kg en 396 frascos de 250 g, con 1 kg de merma. | Qué producciones usaron la tanda y cuántos frascos salieron de ella. |
| 5. Stock por punto | Una entrega envía 120 frascos de la fábrica al local, que confirma la recepción. | Dónde está cada parte del lote: al final del caso, 76 frascos en fábrica y 30 en el local. |
| 6. Venta y destino | Una venta en cuenta corriente de 200 frascos a Distribuidora Norte y 90 frascos vendidos en el mostrador del local. | Los destinatarios de la tanda, las ventas sin cliente identificado y el resumen para organizar un retiro o un simulacro. |
La cuenta de kilos del lote
120 kg producidos − 20 kg usados en SP-043 − 1 kg de merma = 99 kg en 396 frascos. Salen 50 kg a Distribuidora Norte y 22,5 kg por mostrador: quedan 26,5 kg, 19 kg en fábrica y 7,5 kg en el local.
Caso ficticio. Fraccionar no descuenta kilos del lote: pasan de granel a frascos. Los descuentan la merma, las ventas y las producciones que consumen la tanda. El detalle movimiento por movimiento está en la guía de trazabilidad por lotes.
Qué muestra la ficha del lote
Desde la producción ST-042 se abre su ficha de trazabilidad, organizada en bloques que responden preguntas concretas:
- Cómo se hizo: el proceso y sus datos, el personal, las observaciones y los controles de calidad con quién los registró.
- Con qué se hizo: la receta y cada consumo con su partida de origen, cantidad y costo.
- Movimientos del lote: los movimientos registrados, con fecha, detalle y cantidad.
- Dónde está ahora: el stock del lote en cada punto.
- Si hay que retirarlo: el resumen de destinatarios para iniciar un retiro o un simulacro.
La ficha se imprime o se descarga en PDF. Con el módulo de planilla de trazabilidad también se imprime la hoja del lote: elaboración, vencimiento, ingredientes con su origen, controles, personal y salidas.
Calidad, fraccionamiento, entregas, retiros y planilla de trazabilidad son módulos que se habilitan según la configuración de cada fábrica.
Cuando un lote se convierte en otro producto
La receta de la salsa picante consume salsa de tomate elaborada, no solo insumos comprados. Por eso la producción SP-043 registra que usó 20 kg del lote ST-042, y la ficha de ST-042 muestra esa transformación.
El vínculo sirve en los dos sentidos: desde SP-043 se llega al tomate TM-081, y un retiro de ST-042 incluye a quienes compraron salsa picante. Las cantidades de la tanda derivada se muestran aparte porque corresponden a otro producto.
Paikan sigue la cadena de transformaciones hasta un límite de niveles. Si una cadena lo supera, el resumen lo indica en lugar de cortar el recorrido sin aviso.
El mismo recorrido en una pantalla real: ravioles
La demo muestra una tanda de ravioles de ricota vinculada con sus producciones de masa y relleno. Parte se vende, parte queda en stock y otra parte se transforma en ravioles congelados.
La ficha distingue esos destinos e identifica las existencias que provienen de una transformación. Esto permite revisar el recorrido sin confundir las cantidades ni las unidades de productos diferentes.
El ejemplo ilustra el funcionamiento del software. Las cantidades y los nombres pertenecen a la demostración.
Planillas separadas y circuito conectado: qué cambia
Con planillas bien llevadas se puede reconstruir el recorrido de un lote. La diferencia está en cuánto trabajo manual requiere unir las hojas y en qué punto pueden perderse los vínculos.
| Tema | Con planillas separadas | Con el circuito conectado en Paikan |
|---|---|---|
| Partida del proveedor | Se anota en la hoja de recepción y el código se copia en la de producción. | Se registra al recibir la compra y aparece para elegir al producir. |
| Consumo por lote | Depende de anotar a mano qué partida se usó y cuánto. | Cada ingrediente queda con su lote y el stock se descuenta en la misma operación. |
| Producciones intermedias | Hay que cruzar la hoja de la base con la del producto final. | La receta puede consumir un elaborado y la ficha sigue ese vínculo. |
| Controles de calidad | Suelen estar en otra hoja; sin el código de la tanda cuesta relacionarlos. | Se registran en la producción, con quién controló. |
| Fraccionamiento | Hay que convertir kilos en frascos y mantener las sumas a mano. | Registra envases y merma sobre el lote; los kilos siguen asociados a la tanda. |
| Stock en fábrica y local | Cada punto lleva su propio conteo. | Las entregas se confirman al recibir y el stock de cada punto conserva el lote. |
| Ventas y destinatarios | La venta y el lote suelen quedar en archivos distintos. | La venta descuenta del lote más antiguo con saldo y queda en la ficha. |
| Retiro o simulacro | Hay que reunir la información de varias hojas antes de contactar. | Resumen por destinatario, registro de contactos, decisión sobre los lotes en stock y cierre con evaluación. |
La tabla compara planillas genéricas con el funcionamiento de Paikan. No describe otros sistemas de gestión, que pueden resolver estos puntos de maneras distintas.
Retiros y simulacros a partir de la ficha
Desde la ficha se inicia un retiro real o un simulacro. En el caso ST-042, el resumen agrupa los destinos: Distribuidora Norte con 200 frascos, las ventas de mostrador sin cliente identificado y la salsa picante SP-043, además del stock que queda en fábrica y en el local.
Durante el proceso se registra el resultado de cada contacto —si confirmó la recepción y cuánto se recuperó— y el administrador decide si cada lote en stock se libera o se descarta. Al completar se guardan el destino de la mercadería, el porcentaje recuperado, el tiempo de respuesta y la evaluación del ejercicio.
El resultado depende de lo registrado: una venta de mostrador sin cliente no permite recuperar un nombre que nunca se cargó. Las decisiones sobre el producto corresponden al responsable de la fábrica.
Qué registrar para que la información sea útil
- Recepción. Identificá la materia prima y la partida de origen.
- Elaboración. Vinculá los lotes consumidos con la producción obtenida.
- Movimientos. Registrá entregas, transformaciones y ventas con su lote.
- Revisión. Consultá la ficha y los controles de calidad de la producción.
Si estás empezando a ordenar tus registros, la guía práctica de trazabilidad por lotes recorre cómo definir lotes, recetas, controles y movimientos.